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平成29(2017)年5月30日更新

第68回東京都情報公開・個人情報保護審議会

平成29年3月24日(金曜) 
東京都庁第二本庁舎31階 特別会議室21

午後3時00分 開会

 

○宇賀会長 それでは、定刻になりましたので、ただいまから第68回東京都情報公開・個人情報保護審議会を開会いたします。
本日は、7名の委員の方、2名の臨時委員の方、全員にご出席いただいておりますので、審議会規則第4条の規定により本会議は有効に成立しております。
本日は生活文化局の中嶋局長にご出席いただいております。ここで中嶋局長にご挨拶をいただきます。

○中嶋局長 生活文化局長の中嶋でございます。
審議会の開催に当たりまして、一言ご挨拶を申し上げます。恐縮ですが、座ってお話をさせていただきます。
宇賀会長を初め委員の皆様におかれましては、日ごろより都の情報公開、個人情報保護制度に格別のご理解とご協力を賜り、厚く御礼申し上げます。
また、本日はご多用中にもかかわらず、ご出席をいただきまして、まことにありがとうございます。
さて、都知事は東京大改革の第一歩として、情報公開を掲げておりまして、昨年8月の就任以来、都民ファーストの視点から、都政の見える化、透明化を進めるため、各種審議会の公開の拡大や開示請求のあった公文書の原則開示の徹底など、さまざまな取組を行ってまいりました。
さらに今後、都民の負担を軽減し、情報にアクセスしやすい環境を整えるという観点から、情報公開条例の改正を視野に入れた、新たな取組を推し進める考えを示し、本年1月12日に都の「情報公開の新たな取組について」、知事から審議会に諮問させていただいたところでございます。
大変、短い期間でのご審議をお願い申し上げたにもかかわらず、委員の皆様には、さまざまな見地から熱心かつ貴重なご審議をいただきまして、本日、答申をお取りまとめいただけることを心より厚く御礼を申し上げます。
本日の審議会終了後には、会長から知事に答申書を手交いただく予定となっておりまして、今後、この答申を踏まえて、より一層の積極的な情報公開を進めてまいります。
引き続き都の情報公開制度へのご理解とご協力を賜りますことを、改めてお願い申し上げまして、私の挨拶とさせていただきます。

○宇賀会長 ありがとうございました。
この後、中嶋局長は所用により退席されます。
それでは議事に入ります。
本日は、「情報公開の新たな取組について」答申(案)を審議することとなっております。答申(案)の説明に先立ちまして、前回の審議会でオープンデータについての意見が出ました。本日は都の担当部局の方から、東京都におけるオープンデータの取組についてご説明いただけるとのことですので、説明をお願いいたします。

○斎藤課長 ご紹介いただきました、総務局情報通信企画部の斎藤と申します。本日はどうぞよろしくお願いいたします。
お手元配付の資料2をご覧ください。この資料に沿いまして、東京都におけるオープンデータの取組についてご紹介させていただきます。失礼して、座らせて説明させていただきます。
現状と、それから今後の取組といたしまして、2つの大きな枠で説明のものを作らせてもらっています。
現状ですけれども、東京都におきましては、平成27年3月、約2年前になりますけれども、3月に東京都オープンデータ一覧(試行版)というものを東京都のホームページに開設いたしまして、そこからオープンデータの提供を開始してございます。開設当初は44件のデータを載せました。それから約半年後になりますけれども、10月には東京都オープンデータ推進庁内ガイドラインを策定いたしまして、各局に周知させていただきました。これは庁内でオープンデータを推進するぞといったものでございまして、これに基づきまして、オープンデータの取組を各局と進めてまいりました。
28年度に入りまして、オープンデータの取組といいますのは、コストがかかる、手間がかかるといった一方で、なかなか成果が見えにくいとか、さまざまな状況がございますので、そういったオープンデータの取組の意義ですとか、あるいは効果、こういったものを広く理解・共有するために、都区市町村職員向けのセミナーを2回開催をいたしました。併せて9月には、防災をテーマにしたアイデアワークショップ、いわゆるアイデアソンを、墨田区さんのご協力を賜りながら、開催をいたしました。
ちょっと古いんですけれども、28年12月時点です。2カ月半ほど前になりますけれども、2,053件、冒頭に44件と申し上げましたが、現在は2,053ファイルを公開してございます。しかしながらなんですけれども、うち、機械判読に適した形式、ここではCSVの形式のことを申し上げていますけれども、これは現在2%にとどまっておるといった状況でございまして、国のほうもそうですけれども、どうしてもPDFが大層を現在占めているという状況でございます。これは開設当時は、44件中1件だったので、だんだんパーセンテージでも2,000件中の2%ですから、数は増えておりますので、こちらのものを徐々に、ユーザーさんの声を聞きながら、機械判読に適したものの提供を目指していきたいと、このように考えているところでございます。
若干、内容が2番のほうに飛んでしまいましたけれども、今後の取組でございます。(1)基本的な考え方ですけれども、そもそも公共データ、私どもがお預かりしているデータというのは、都民共有の財産であると、これは言わずもがなかもしれませんけれども、改めてこの立場に立ち返りまして、このオープンデータを都の積極的な情報公開の一環として位置付けをしたいと、そのようにさせていただいております。
Web公開データ、東京都のさまざまなウェブサイトがありますけれども、そこの公開データは基本的には全てオープンデータ化すべき、そういう対象になるべきものであると、そのようには考えてございます。
しかしながら、先ほどの繰り返しになりますが、機械判読に適したものといいますと、お金もかかりますし、手間暇かかりますということもございますので、まずは重点分野、下に枠で囲っております、13個の分野について、38万件の中で13分野に該当するのはおよそ4万件と推定していますが、こちらから優先的にどんどん作っていこうではないかと、そのように現在取組を進めてございます。重点分野は国のさまざまなガイドラインですとか、あるいはほかの自治体さんの取組などを参考にしながら定めたものでございます。
丸の3つ目ですけれども、利用者が求めるデータを容易に検索、取得することができる、東京都オープンデータカタログサイトの構築を進めておるといったところでございます。現在のオープンデータ試行版が、検索機能がございません。このため、欲しいデータを見付けるためにはちょっと手間がかかりますので、その手間を極力減らしたいということで、容易に検索、そして取得ができるカタログサイト、こちらの構築、整備、充実を進めているという状況でございます。
地域に有用な情報を持つ基礎的自治体である区市町村へも参加を促すというところですけれども、東京都はごらんのとおり、市域、区域が狭いので、どうしても生活圏と日中の活動の場所が一致しないケースも多くございます。そこで、そういったエリアをまたいでいる、自治体をまたいでいる課題は当然あろうかと考えております。そういった理由から、その地域で有用な情報を持つ区市町村さんとも、ぜひ参加していただいて、データ連携をしながら、一気通貫でデータの検索を、エリアに限定されず、エリアをまたいで、欲しい情報、データを検索、取得できると、そういうカタログサイトにするために、都区市町村からなる検討部会を設けまして、そういった中で一緒にやっていこうといった機運の醸成に努めるというところでございます。
(2)データ公開・利活用促進でございます。先ほどの4万件という話、重点分野、13分野を4万件と申し上げましたが、それを32年度には、あと3年になりますけれども、4万件のオープンデータ化を目指して、現在、整備を進めてございます。それから、区市町村を巻き込んだデータ利活用のイベントの開催ということで、やはり地域の課題は、生活者の課題でございますので、もちろん都道府県でもそうなんですけれども、やはり区市町村さんと一緒に、課題をさらに磨き上げると申し上げましょうか、課題そのものがちゃんと生活レベルに落とし込まれといいましょうか、そういう具体的な、実際的なところをやはり区市町村さんと一緒にやることによって、成果が、効果が上がると考えておりまして、区市町村さんも巻き込んだデータ活用のイベントの開催も今後、考えております。
ちなみに、明日には、区市町村さんと一緒ではないのですが、防災をテーマとしたアプリコンテスト作品発表会の開催を予定しております。これは28年度のアイデアワークショップ、こちらも防災をテーマとしておりますけれども、ここでアイデアワークショップ、アイデアソン、この中で、こういうデータってオープンデータ化すると有用だよねというものを、参加者の方から幾つか提案いただきまして、それをこの防災のアプリコンテストに間に合うように、オープンデータ化をしたというところも私どもは、いい試みであったと考えておりまして、そういうイベントを通じて、参加者さんと対話をして、そこで有益であると言ってもらったものをフィードバックすると。そしてオープンデータ化を進めていく、こういう取組をしながら、利用される、活用されるオープンデータの推進、オープンデータの取組の推進を現在やっておるという状況でございます。
説明は雑駁ながら、以上でございます。どうもありがとうございました。

○宇賀会長 ありがとうございました。
それではただいまのご報告につきまして、ご質問やご意見等がございましたら、お願いいたします。
西尾委員、どうぞ。

○西尾委員 1点だけお聞きしたいのは、機械判読ということに適した形式ということで、これから今後は、今あるものを機械判読可能なものに変えていくわけですよね。

○斎藤課長 ご質問ありがとうございます。変えていきます。はい。

○西尾委員 これは今現在は、PDFのものは駄目なんですよね。

○斎藤課長 そうです。駄目というと非常に語弊がありますけれども、適していないというところです。

○西尾委員 かなりの量になりますよね。

○斎藤課長 今、精緻には数えていないんですけれども、大体2,000件のうちの4割ぐらいがPDFです。ほかはエクセルですとか、そういったものもあります。それで、PDFの中もご覧いただけるとご確認いただけるんですけれども、実は論文などもPDFで載っけています。ですから、論文の先生方の書いている論文自体を、どこに使ってもいいよというもので、ライセンスを整理して、オープンデータ化したものがございまして、それは正直言って、そのままでもいいのかなと。無理やりそれを、CSVとか何かにする必要はないと思っていますので、PDFは残っていくのかなとは思っております。

○西尾委員 分かりました。そのほうが手間はあまりかからないかなと思ったんです。ありがとうございます。

○斎藤課長 ありがとうございます。

○宇賀会長 ほかはいかがでしょうか。
どうぞ。

○宮内委員 宮内でございます。
今のご質問に関連しているんですけれども、テキストデータ等はどういうフォーマットを今のところは想定されておられるんでしょうか。

○斎藤課長 ご質問ありがとうございます。現在はCSVをまずは想定しております。

○宮内委員 CSVで、テキストデータを入れてしまうという。

○斎藤課長 テキストデータはPDFもありますし、ドキュメントもあります。CSVではないです。エクセル、表様式をCSVに変えていると。失礼しました。

○宮内委員 いわゆるテキストデータで、機械判読というと、どういうふうに利用するかというのが、いろいろあろうかと思いますけれども、ここは利用の方法によって、フォーマットも多分変わってくると思いますし、例えばXMLにするべきものもあるでしょうし、ほかのフォーマットもあると思うので、このあたりはどうするというのは、何か固定的に決めるのではなくて、利用法を鑑みながら、ぜひ決めていっていただきたいと思います。

○斎藤課長 ありがとうございます。まことにおっしゃるとおりで、プログラマーはこの形式が好きだとか、システムを構築している人はこの形式が好きだですとか、そういったやりやすさですよね。日常的に使っている形式が違ってきていますので、そういったものは本当にお話を伺って、対話しながら、無駄のない、そして、ちゃんとミートするといいましょうか、そういう形式での提供が、最もお互いにとってウィンだとは考えております。ありがとうございます。

○宇賀会長 ほかいかがでしょうか。
よろしいでしょうか。
それでは、審議事項の「情報公開の新たな取組について」答申(案)、こちらに移りたいと思います。事務局から答申(案)の概要について説明をお願いいたします。

○濵田部長 着席のまま失礼いたします。都政情報担当部長の濵田でございます。
お手元に資料3、資料4、それから参考資料の1をご用意いただけますでしょうか。参考資料の1は、1月12日に知事より当審議会に諮問させていただいたものでございます。
項目といたしましては、情報公開の新たな取組ということで、1、公文書開示における手数料の見直しについて、2、ICTを活用した公文書データの提供について、3、積極的な行政情報の公表についてということでございました。この間、委員の皆様におかれましては、貴重なご審議をいただきまして、また、ご意見をたくさん頂戴して、会長並びに会長代理を中心に答申(案)をおまとめいただきましたことを厚く御礼を申し上げます。
資料3が概要になっておりまして、資料4が答申本文になりますが、概要に基づいて、説明をさせていただきます。
資料3の1枚目、上は今、先ほど申し上げました諮問事項でございます。
下が答申の主旨ということで、3点にまとめさせていただいております。閲覧手数料の無料化・写しの交付手数料の実費相当への減額は、情報公開の推進に有効であること、公文書を電子データで提供することは、時宜にかなった取組であること、適正な公文書管理を前提とした行政情報の公表の拡大は、都政の透明性の向上に寄与することというような柱になっております。
2枚目をご覧ください。さらにもう少し詳しく記載しておりますが、1番の公文書開示における手数料の見直しにつきましては、公文書開示に係る閲覧手数料、現在1枚10円、1件100円を限度としておりますが、無料化することは、情報公開の推進に有効であること、写しの交付につきましては、紙などの媒体を用いて写しを作成するということを考慮して、最低限の実費相当に減額することは妥当であることということで、モノクロの場合は1枚20円、現行20円でございますが、これを10円に改訂する。カラーにつきましては、1枚100円のものを20円とするというようなことでございます。
2番になります。ICTを活用した公文書データの提供についてですが、これにつきましては、ICTの進展と普及の状況を踏まえて、公文書開示を電子データによるオンライン対応へとシフトすることは、時宜にかなった取組であるということで、早期に無料で電子データを提供できるシステムや規定を整備することは、一層の都民サービス向上に資するということでございます。
また、都のペーパーレス化の促進、業務の効率化というメリットも期待できるということでございます。
一方、ICTの活用に当たっては、デジタルデバイド、いわゆる情報格差の弱者への対応、情報セキュリティ等の技術的な対策、あるいは保護すべき個人情報等々に十分配慮するべきであることというような内容になっております。
3番の積極的な行政情報の公表につきましては、都政の透明化のため、適正な公文書管理を進め、公表可能な情報を拡大するということで、条例で定める情報公表の責務を徹底し、請求を待つことなく都民等への直接かつ積極的な情報の公表が重要であることというような柱となっております。
また、新たな取組を進めるに当たってということで、将来的な展望、あるいは今後、取組を進めていく上での課題等についても盛り込んでおります。
受益者負担の考え方や税の有効活用という観点から、行政コストの低減を図るなど、手数料減額とのバランスを引き続き検証していくべきであること。
また、情報公開と並び今後は、先ほど説明がありましたが、オープンデータの利活用を意識した情報提供が必要であること、情報量を増やすとともに、加工が容易な形式で提供していくことが大切だということでございます。
さらに今後は、海外の制度、ICTの活用等、幅広く有識者の意見を反映させながら、情報公開の取組を発展させていくべきであること、このような新たな取組を行った場合、請求権の濫用ですとか、過大な請求の増加が懸念されるため、これについては引き続き対応を検討していくべきだということ、最後に、情報公開を総合的かつ積極的に進めるに当たっては、都庁全体の意識改革が重要かつ不可欠であることというようなことでございます。
概要としては、このようになっていますが、本文のほうでは、さらに詳しく記載をした形になっております。事務局からの概要の説明は以上でございます。

○宇賀会長 それでは、この答申(案)につきまして、ご質問やご意見等がございましたら、ご発言いただきたいと思います。

○谷茂岡委員 今、お話しいただいた、情報公開が進むということはいいことだと思うんですけれども、やはりこれも各自治体にやっぱりリードしてほしいと思いますので、お願いしたいと思っています。
それと、答申(案)については、私たちはこれでいいと思っておりますので、よろしくお願いします。
それともう一つ、やはり安易な情報公開で、個人情報保護が軽視されることのないように、しっかり行ってほしいと思っておりますので、よろしくお願いします。
それから、最後に答申を踏まえた着実な対応をお願いできればと思っておりますので、よろしくお願いいたします。

○宇賀会長 ありがとうございました。
ほかはいかがでしょうか。
どうぞ。

○宮内委員 宮内でございます。
この概要でご説明いただいたように、情報セキュリティ等の技術的対策が非常に重要だと考えております。こういったものを考える上で重要なのは、制度や規則に基づいて運用するという人間系と、マシンのほうが一体となって大事なことを守っていくということだと思います。特に今回の場合ですと、もともと公開が予定されていないサーバからしかるべき情報を抽出して、必要があれば加工して、それで見られるということですね。その上で公開するサーバに出していくわけですけれども、もともと公開されていないところから、公開するところに出していくという手順をしっかりやらなければいけないということで、これが一番ポイントになってくると思っております。その上で、抽出や加工、あるいはそれの承認決裁、こういうものをどういうふうにやっていくのか。それに基づいて、データをどういうふうに動かすのかと、こういう制度をしっかりやって、それを確実にサポートできる、技術システムというのが非常に重要というふうに考えておりますので、このあたり、よく留意して進めていっていただきたいと思います。
よろしくお願いします。

○宇賀会長 ありがとうございました。
ほかはいかがでしょうか。
どうぞ。

○小幡委員 答申は新しい情報公開の取組についてということですので、基本的な方向はこういうことでやっていただければと思います。手数料については、いろいろ議論がございましたけれども、自治体の趨勢としては、やはり閲覧は無料でという方向でございますので、より情報アクセスを都民がしやすい方向への改革ということで、そういう取組は方向として望ましいと思います。
それから、ICT活用のデータ提供についても、これも今、年齢によらず、非常に多くの方が電子データへアクセスしている時代ですので、それを進めていくのがやはり時宜にかなったことだというのは明らかだと思いますが、そこにも書いてございますが、どうしても、これは別に年齢によらず、あまりそういうことをよしと思われないで過ごしていらっしゃる方々はいらっしゃって、それはそれで、もちろん尊重すべきですので、そういう方に対しての配慮は、やはり必要かと思います。何らかの形で電子データでなくても、ともかく従来型の情報にアクセスできるような方法は残しておく必要があろうかと思います。
それからもう一点、積極的な行政情報の公表についてですが、これは、私、やはり一番大事なことだと思っています。情報公開制度というのは、皆さんに生の情報にアクセスする道を開く、大変大事なツールなのですが、非常に多くの方が欲しい、見たいと思っている情報は、やはりわざわざ情報公開請求をしなくても公表されているというのが、実は本来あるべき姿ではないかと思いますので、そういう観点からすれば、しかも、生のものよりもより利用しやすく、分かりやすい情報を作って、積極的に公表していくというのが、都民にとっては、本当は一番有益だと思いますので、そちらのほうをぜひ進めていただきたいなと思っています。

○宇賀会長 ありがとうございました。
どうぞ。

○中村委員 前回、この新たな取組についていただきまして、一つ伺いたいなと思ったのは、都政の見える化とか、透明化という言葉が使われているのですけれども、では、透明化というのはどういうことを具体的に言っているのか。つまり、もう既にいろいろ出せる情報を、今、おっしゃられたようないろいろなツールを使い、整理をして出している、それが透明化なのか、それが見える化なのか。それとも、あるいは今、まだ審議中である課題、あるいはこれから動かそうとしているもの、そういうことについての折々の対応、情報の公開、あるいは検討するための過程というものを透明化というのか、その辺が私にはちょっと読み取れないということがありまして。といいますのは、今までいろいろと公開請求を受けての審議などを経験したりしていますと、全て、当然と言えば当然なのかもしれないのですけれども、まだ最終的な結論が、都としては出ていないものについては出せない、混乱を招くおそれがある、という形で、動いてきている。そして、その結論を受けとめる側、知らされる側の都民としては、全てが決定した上でのものになっている。では、それを透明化等の関係ではどういうふうに処理していくのかというのが、私には非常に、気になるところです。
ですから、最初は利用する側として、料金の話から入っていきましたけれども、やはりそれが透明化なのか、見える化なのか。ではなくて、むしろ、行政を動かす側の見える化させるための意識、あるいはそのための方法というものを、私は知りたいなと。今後、ここに、3番に書いてありますように、積極的な行政情報の公表というのは、今、出せるようなものを整理して、早く出すことではなくて、都民がある程度までのことはちゃんと議論の対象にできるのかというような、一つの姿勢です。そういうことを私は強く感じました。

○宇賀会長 ありがとうございます。
恐らく透明化というときに、最初に言われた部分もありますけれども、2番目に言われた部分というのも非常に重要だと思うんです。おっしゃるとおり、全て意思決定が終わってから情報が公表されても、その意思形成過程に情報を得て都民が参加するということにとっては、タイミングが遅いわけですから、できる限り意思形成過程、あるいは審議、検討、協議過程であっても、出せるものは出していくと。もちろん行政機関情報公開法でも、情報公開条例でも、いわゆる意思形成過程情報とか、審議、検討、協議過程の情報についての不開示情報というのはありますので、全てが出せるわけではないというのはそのとおりなんですけれども、しかし、そこでもやはり開示をすることの、公開することのメリットと、それから非公開にすることのメリットとの比較衡量をやっぱりしていかなければいけないと思うんです。ですから、審議過程について、例えばこうした会議を公開で行うということは、まさに意思形成過程の公開ということになりますし、あるいは審議会の議事録とか、議事要旨ということをどんどん公開していくということも、意思形成過程の公開ということになりますので、2番目に言われたところも非常に私は重要だと思います。それも含めた透明化ということを進めていく必要があるのだろうと思います。

○中村委員 まさに、先生が具体的な文言でおっしゃられた、意思形成過程問題がもう少しはっきりと透明化、見える化ということの中に含まれているのだというようなことがあれば、分かりやすいかと思います。

○宇賀会長 ありがとうございました。
ほかにいかがでしょうか。
どうぞ。

○五月女委員 答申の内容についてはこれまでいろいろお話を伺って、都民にとっては情報がより入ってくるということでいいことだと思っています。一方で、特にこちらにも出ていますけれども、取組を進めるに当たってというところで、多大な請求増加が懸念されると、ここがやはり一方で、こういう事象が出てくると思いますので、一定時期をもって、必要な検証、検討が必要だというふうに思います。

○宇賀会長 ありがとうございました。
ほかはいかがでしょうか。
よろしいでしょうか。
それでは、委員の皆様、ご審議ありがとうございました。
ただいま貴重なご指摘をいただきましたので、その点につきましては、この答申を踏まえまして、都の施策として積極的に進めていただくということを審議会として要望するということで、よろしくお願いいたします。
それでは、この答申につきましては、議案どおり決定、承認するということでよろしいでしょうか。

(「異議なし」の声あり)

○宇賀会長 ご了承ありがとうございました。
委員の皆様のご協力によりまして、答申を取りまとめることができました。この答申は審議会終了後、私から知事に手渡したいと思います。
では次に報告事項に移ります。本日は5点の報告がございます。
まず第1に「東京都情報公開条例等における答申事項の今後の検討について」、事務局から報告をお願いいたします。

○田中課長 情報公開課長の田中でございます。私から報告させていただきます。
まずお手元資料の右上に資料5と書いております「東京都情報公開条例等における答申事項の今後の検討について」というA4横書きの資料をご覧いただきたいと思います。
こちらの資料では、ただいまご審議いただきました答申事項、こちらを今後、どのように検討していくかというところについて、条例への反映の部分、この点につきまして、検討を要する事項として整理させていただいたものでございます。
資料に沿ってご説明をさせていただきます。このたびの答申の内容につきましては、大きく左側にありますが、答申事項として、1番目に公文書開示に係る手数料の見直し、それから2つ目にICTを活用した公文書データの提供、3つ目に積極的な行政情報の公表と、こういった大きな柱に基づきまして、今後の条例への反映、条例をどのように検討していくかというところを現段階において整理させていただいたものでございます。
1番目の公文書開示に係る手数料の見直しについての検討を要する事項でございますけれども、まず1つ目には、閲覧または視聴も含めてですが、手数料を廃止するという点でございますが、こちらにつきましては、右側に該当する条項といたしまして、情報公開条例の17条の2におけます、別表というところで、こちらにおいて、手数料を定めておりますので、こちらの見直しというものが検討の対象となってまいります。
次に紙による写しの交付手数料を減額するというところでございまして、写しの交付手数料、単色刷り20円を10円、多色刷り100円を20円というところでございますが、こちらにつきましても、同じく条例17条の別表の見直しということになっております。
なお、こちらの写しの交付につきましては、同様に個人情報保護条例及び特定個人情報保護条例につきましても同様の規定がございますので、そちらも併せて見直しを図っていくということになります。
そして、紙以外の電子記録媒体による写しの交付につきましても、手数料や写しの交付の方法に係る見直しというもの、今回の紙の見直しということに併せて、所要の調整をさせていただくということになろうかと考えております。
次に2番目のICTを活用した公文書データの提供の部分でございますが、都民への情報提供において、通信技術の活用を努力義務として定めるというところでございまして、現在、情報公開条例の36条におきまして、情報提供施策の拡充という定めがございます。
ここにおきまして、情報通信技術の活用というところを反映させていくというところを検討していく必要があるかと考えております。
また、ICTの活用を検討するに当たり、専門家の意見を取り入れるため、審議会の定員を増員することも検討ということで、現在39条におきまして、審議会の委員の方々の定数が定められておりますので、こちらについても検討を行ってまいります。
3番目の積極的な行政情報の公表の部分でございますが、都民に対する積極的な情報公表・提供を進める規定を置くということで、こちらもまた36条の情報提供の施策の拡充のところに、この点についての反映を検討してまいります。
そして、ホームページ等インターネット上で公表を行っている情報について、現在の公文書の開示対象としているものを、こちらを開示対象とせずに、オンラインによる情報公表を推進していくという考え方につきまして、現在、情報公開条例の18条に定められております他制度の調整、この点の見直しも検討してまいりたいと考えております。
そして、複数回開示請求があった公文書の公表の徹底を規定に反映するということで、現在、条例35条に情報の公表についての規定がございます。こちらにつきましても、今回の答申の内容を踏まえた見直しを図ってまいりたいと思います。
以上のことは、これから条例の見直し等に反映させていただきながら、具体的な条例案というものを、今後、検討してまいりたいというふうに考えております。
報告は以上でございます。

○宇賀会長 ありがとうございました。
それでは、ただいまの説明につきまして、ご質問やご意見等がございましたら、お願いします。
特によろしいですか。
それでは、次に「東京都公文書の管理に関する条例案の概要」につきまして、事務局から報告をお願いいたします。

○築田課長 総務局文書課長の築田と申します。失礼ながら、着席したままご説明させていただきます。
それでは、資料6「東京都公文書の管理に関する条例案の概要」のほうをご覧いただければと思います。条例案の前に少しばかり、都の文書管理の現状についてお話しさせていただきます。
適正な文書管理は情報公開制度と相まって、都民の皆様の都政の参加を進めるとともに、行政が説明責任を果たす際の基盤となるものでございます。
東京都では、東京都情報公開条例及び東京都文書管理規則を、それぞれ平成11年に制定いたしまして、ともに平成12年1月から施行しておるところでございます。
文書の保存、廃棄等の基準につきましては、従前よりこの規則によりまして、統一的なルールを定めて運用を進めてきたところでございます。
しかしながら、このたびの豊洲市場問題を受けまして、「意思決定に至る過程が文書として明確に残っていなかった。」「ルールがあっても、ルールどおりに適切に文書の管理、保存がなされていないものがある。」という課題が明らかになりました。そのため、このたび条例を新設することによりまして、適正な文書管理の必要性とその意義を改めて明確にいたしました。
細かいルールの面では、既存の規則等を併せて見直しまして、職員にそれを周知徹底していくことが重要と考えておるところでございます。
それでは、具体的に条例案についてでございます。主な内容の2番を見ていただければと存じます。
まず目的についてでございますが、これまで規則では規定のなかった目的規定を設けるとともに、実施機関の責務といたしまして、文書の適正な管理や職員に対する研修の実施を規定いたします。
なお、公文書の定義には、文書のみならず電磁的記録、電子データ等を含んでいる点は情報公開条例と同様でございます。
また、今回の問題を受けて、同様の事態が生じないよう、文書の作成という項目になりますが、意思決定過程の記録化についてを、また、廃棄の部分になりますが、廃棄手続の厳格化に係る規定を設けさせていただきたいと思っております。
特に廃棄の部分でございますが、重要な文書を廃棄するときは、都規則等で定める方法により廃棄するといたしまして、具体的にはダブルチェックの実施を想定しております。現状、都におきましては、所管の課長が文書廃棄の判断をしているところ、国ではいわゆる公文書管理法に基づきまして、所管の行政機関の判断だけでは廃棄されず、内閣府の同意を得る必要があるという違いがございます。
そこで東京都におきましても、所管の課だけではなく、廃棄の際のダブルチェックを実施いたしまして、保存年限が満了しても保存期間の延長の必要性について、もう一度、所管の課と別の組織とで検証してから廃棄する、そういった手続にしたいと考えております。
その際、実効性を担保するために、当該局の事業について精通している局の庶務を担当する課長が関与者として、その役割を担うことを基本として考えているところでございます。
さらに、これまで執行機関ごとになっていた規則等の上に、今回、新設いたします条例が位置付けられますので、それが横断的に適用されることから、文書の管理状況について、知事に報告するという規定を設けたいと考えております。執行機関の多元主義を前提としつつも、統一的な運用の観点から、他の執行機関から知事に報告を求めたいと考えております。
また、最後の欄、その他のところでございますが、公文書管理法の主旨を踏まえまして、刑事訴訟法に規定する押収物等に対しては、この条例の適用除外としております。
また、欄外の米印のところの歴史公文書等についてでございますが、公文書管理法に規定しております、歴史公文書等につきましては、このたび制定したいと考えておるこの条例の中で、現時点では規定を設けておりません。それも理由がございまして、ここに書かせていただいておりますが、新たな東京都の公文書館が完成する平成31年度に向けまして、公文書館のあり方と併せて、歴史公文書の扱いもきちんと整理した上で規定として盛り込みたいと考えております。
今後でございますが、都民の皆様からパブリックコメントを通じまして、ご意見をいただくなどして、条例案として取りまとめた上、次期都議会定例会への提案を準備してまいりたいと考えております。
こうした取組により、適正な文書管理を進めていきたいと思っております。
私からの報告は以上でございます。

○宇賀会長 ありがとうございました。
それでは、ただいまのご報告につきまして、ご質問やご意見等がございましたら、お願いいたします。

○藤原会長代理 どうもご説明ありがとうございました。概要はよく分かったのですけれども、1点だけ教えていただきたいと思います。先ほど公文書の定義の中に、電磁的データが含まれるというお話だったんですけれども、いわゆる電子データについて、特別な定め、あるいは特別な扱いを考えているのか、いないのか、例えば、今の行政の意思決定って、電子メールから始まって、コンピュータの中でほとんど処理されてしまいますよね。こちらはどちらかというと、昔から紙ベースのものを中心にしてきたんですけれども、そのあたりは今後どう整理されるのかなと思って、ちょっと伺いたいという質問です。

○築田課長 ご意見どうもありがとうございます。
先生のご指摘のとおり、電子データ、特にメールの扱いについては、裁判例でもいろいろな見解が出ておるところでございまして、東京都といたしましても、時代に合った考え方を踏まえまして、きちんと整理する必要があるという認識はしてございますが、条例そのものに電子メールとか、そういった細かい部分を特出しして、今のところ規定として入れ込むという考えはございません。ただ、やはり先ほど申し上げたとおり、公文書の一環ではございますので、適切に保存管理していくという根っこの部分は全く同じではございますので、電子メールについては、特別にルール化は、規則にするかどうかは別といたしましても、その必要性は感じているところでございますので、いろいろな他自治体の事例等も踏まえながら、整理していきたいと考えております。

○藤原会長代理 どうもありがとうございました。

○宇賀会長 ありがとうございました。
どうぞ。

○神橋委員 文書の作成のところで文書による事案の決定の徹底ということなんですけれども、これは今、情報公開の審査会をやっておりますけれども、文書不存在という、対象公文書がないという、不存在決定も結構出てきている事案が多いんですけれども、この文書による事案の決定の徹底が図られるようになって、少しその辺も変わってくるのかなと思いますけれども、これは具体的にはどういう方向を考えているか、もう少し具体的にご説明いただきたいと思います。

○築田課長 やはり行政なものですから、文書主義という部分がございまして、きちんと起案として、意思決定をして、その意思決定する際に、添付資料として検討段階のものの資料もきちんとお付けした上で、最終的にその決定行為の文書を見れば、一連の流れがきちんと分かるというのが一番望ましい形だとは思っております。が、そこに、経過にいろいろな段階を踏まえている中で、きちんと残っていないというような場面も見受けられるところでございます。そこで資料文書について、保存期間の年限を10年に、さらに長期化いたしまして、起案に付けないでも、単体として資料文書として残すようなものも、きちんとその必要性や重要性に応じて、より長期に残していくような仕立てを、そこは細かくなってしまいますので、下の規則のほうで書き込むような考えを持っておるところでございます。
ありがとうございます。

○宇賀会長 ありがとうございました。
どうぞ。

○西尾委員 今のお話のところに関連するんですけれども、整理及び保存の関係、今現在、この公文書の保存というのは、保存年限というのはどういう段階で決めていかれておられるんですか。また、今回、新たに文書を管理される、今度は電子データの保存も入ってくると思うんですけれども、その辺の保存年限、例えば、逆に言えば、永久保存みたいなところもあろうかと思うんですけれども、その辺の保存の年限というのは、どういう形で決めていかれているのか、ちょっとお聞きしたいんですけれども。

○築田課長 ご質問ありがとうございます。
現行、長期、10年、5年、3年、1年、1年未満という、6種類の規定を設けてございます。
また、その期限を、最初、文書を作成したときに保存年限というのを、まず設定はする形にはなっておりますが、例えば5年として設定したものが、5年後に満了になって、リストになって、こういったものが5年目を迎えますというようなリストが機械的に出せる仕組みを構築しておるんですが、それを踏まえて、5年が来たから捨てるという形ではなくて、そこで一旦、意思決定を、廃棄するという意思決定を踏んでおります。その際に、いや、廃棄してはまずいと。まだ使うので、さらに5年延長するとかというやり方もございますし、より、常時、使用したい文書だから、常用という形にして、何年という期限ではなく、もうずっとこちらに置いたままにするとか、都度都度、見直して、延ばしたりとかできるような形になっています。
また、長期のものについても、中には公文書館に引き継いで、さらに永久保存的になっていくものもございますので、そこは必要性の検証をきちんとした上で、必要な資料を長く保存していきたいと考えております。

○西尾委員 そうすると、基本的には担当部局で一応決めていくということになりますよね。前の書類は、5年終わったんだけれども、またさらに延ばしていくというのは、その担当部局の判断でやっていくというような流れになっているわけですよね。

○築田課長 やはり、例えば1つの事業で最初は5年と設定したけれども、事業がまだ、延期してしまっているとか、あるいは訴訟リスクを背負っているので、より長く保存しなくてはいけないというのが判断できるのは所管課だと思っておりますので、所管課の判断は基本としてはおるんですが、それだとやはりダブルチェックではなく、そこだけの判断で捨ててしまうという事態が生じてしまいましたので、このたびはそこをより厳格化して、別の観点から廃棄の際のチェックをできるような仕組みに変えていきたいと考えております。

○西尾委員 多分、この辺が、廃棄になってしまうというのが非常に、どうするんだというような基準が難しいと思うんです。我々もよくやっているんですけれども、やっぱり年限は3年とか5年とか、逆に言えば、永久保存に回さなければいけない部分というのは結構出てくる。特に東京都さんから委託みたいな形で受けているのは、基本的にはなかなか、永久保存に近いところで残さなければいけないというのが結構あって、もう書庫がいっぱいになってしまうようなところもあるので、そういった面で言えば、保存をきっちりやってもらうというのが、これから大事かなと思っていますので、この文書の管理に関するところの中では、はっきり分かるような形でやっていただければありがたいなと思っています。

○築田課長 ありがとうございます。1点補足させていただきますと、もちろん所管できちんと判断していただくというベースはあるんですが、総務局のほうで、共通基準表というのを作って、おおよそこういった中身については、10年残しなさい、5年残しなさいというような、基準表は作った上で、お示しして、各局にさらに具体的な事例に基づいて判断してもらうというような形となっています。

○宇賀会長 ありがとうございました。
どうぞ。

○宮内委員 宮内でございます。
今の保存期間の件ですけれども、この現在の保存期間というのは、恐らく紙の情報を保管しておくという意味で設定されてきたものだというふうに理解しているんですけれども、もちろん紙ですと、体積もありますし、幾らでも持っているということはできませんが、今後、電子化が進めば、そういったところは非常にコストが低く、安く保存していけるようになるので、保存期間を長くしていっても、大丈夫なようになるのではないかと考えています。
そういう意味もありまして、東京都庁で行っている、いろいろな文書の電子化というのを、ぜひどんどん推進して、電子化されたもので長期に保存できるような形を進めていっていただきたいと思います。

○築田課長 ありがとうございます。おっしゃるとおり、電子文書が圧倒的に増えてございますし、管理もサーバの中での管理とかが、物として場所をとる紙よりは保存しやすいとかのメリットも多々ございますので、そういったことを踏まえて、電子化ないし電子データの保存については、特にまた留意していきたいと考えております。ありがとうございます。

○宇賀会長 ありがとうございました。
ほかはいかがでしょうか。
どうぞ。

○藤原会長代理 では1点だけ。先ほどの不存在の話です。ご説明いただいたところで納得はできているのですが、文書主義について、それはそのとおりなのですけれども、公文書管理を考えるときには、文書にしなくても意思決定ができる文書というのは確かにあるという考え方はあるのですが、公文書管理を考えるのであれば、法律の言葉に直して言えば、将来及び現在の都民に対して説明責任を負っているということになります。その説明責任の観点から、説明責任を果たすために文書は作っておかなければいけないんだという、その観点から、作成義務というのを、文書主義を考えていただいたらよろしいかと思います。

○宇賀会長 ありがとうございました。

○築田課長 ありがとうございます。そういった経過が分かる、事後的に検証ができるような文書をきちんと作成し、保存するというような規定もきちんと条例の中では盛り込んでいきたいと考えております。ありがとうございます。

○宇賀会長 ありがとうございました。
ほかいかがでしょうか。
どうぞ。

○西尾委員 平成31年度に公文書館ができるという話が書いてありますけれども、国には国立公文書館というのがありますよね。東京都さんはそれと同じような形のものを今、公文書館としてお作りになられる予定でおられるのですか。

○築田課長 こちらの公文書館は、既にもう古くから東京都には公文書館がございまして、東京府や東京市の時代の文書も多々、重要な文書が残っておるのですが、アーカイブを進めながら、保存文書も大分増えてきてしまったので、今、仮移転をしておりまして、より文書と資料の収容面積を増やすような形で、新たな公文書館を、完成を目指しておるところではございますので、既存の公文書館を改めて拡充して建て直すというふうにご理解をいただければと思います。

○宮内委員 できたら今ある資料も、歴史的価値のあるものをデジタル化して、みんなにすぐ公表できるような形でやったほうが、もう紙でずっと書庫に置いておくというところで、それを見に行くのではなくて、もうデジタル化して、例えば、それを全部DVDに落とすなり何なりしていけば、またスペースが大きく生まれるだろうし、その辺もいいのかなと思っていますので。

○築田課長 ありがとうございます。デジタルアーカイブ化も並行して進めながら、貴重な文書をより多く保存できるような形で運用していきたいと思っております。ありがとうございました。

○宇賀会長 ありがとうございました。
ほかいかがでしょうか。
どうぞ。

○中村委員 先ほど10年、5年、3年というふうにおっしゃられたので、ちょっとびっくりしたのですけれども、その短さに。どうなんですか、その辺は。

○築田課長 10年の上に長期というのがございます。長期、10年という形になっているので。

○中村委員 長期があって、それから今度は10年、5年という、そういう処理になっているんですね。

○築田課長 そうです。長期、10年、5年、3年、1年、1年未満というような形になっております。ただ、あくまでも基準ではありますので、都度都度、延長したり、常用に変えたりというような制度と一緒に並行で運用しながら、必要性を検証した上で、廃棄をしていきたいと思っております。

○宇賀会長 ありがとうございました。
ほかはいかがでしょうか。
神橋委員からご指摘のあった、文書不存在については、審査会のほうでも、当然あるべきものがないようなときは、答申の中で要望というような形で意見を出していただいていると思うんですけれども、自治体の中には、公文書管理の担当と情報公開の担当とで連携をとって、情報公開審査会にかかったもので、文書不存在のものについて、公文書管理の担当のほうに、その情報を伝達しているところもあります。その自治体では、実際に公文書管理担当の方が、審査会にもオブザーバーという形で出られているんです。情報公開審査会で審理した文書不存在の案件中に、文書管理上問題のあるものがありましたら、それを公文書管理担当のほうにフィードバックして、改善策をとるというようなことをやっているところもございます。
ほかはいかがでしょうか。
よろしいでしょうか。
ありがとうございました。
それでは、次に特定個人情報保護評価部会からの報告につきまして、事務局から報告をお願いいたします。

○富山課長代理 ご報告させていただきます。
資料7になります。本日は前回の審議会でご報告以後、1月18日に情報公開条例39条に基づきまして、当審議会の部会である特定個人情報保護評価部会より頂戴いたしました答申につきまして、ご報告をいたします。
点検をいただきました評価書は、難病の患者に対する医療等に関する法律に基づく特定医療費の支給に関する事務に係る全項目評価書でございます。
1枚おめくりいただきまして、第2、審議結果でございます。こちらにつきましては、適切な措置をおおむね講じているという結果を頂戴してございます。また、主な意見といたしましては、外部委託先に対する都としての適正な管理監督の徹底に関すること、1枚おめくりいただきまして、2ページの上ほど2番にございます、データの外部出力について、こちらにつきましては、事務運営上、発生いたします外部記録媒体によるデータの授受、こちらは大変リスクの高いシーンでございますので、こちらに関する厳格な管理、そして、3番のデータベース等への適正なアクセス制限についてのご意見を頂戴いたしております。
本日は1本の答申についてご報告をさせていただきました。答申の詳細な内容につきましては、後ほど資料のほうをご確認いただければと存じます。
特定個人情報保護評価部会からのご報告は以上でございます。

○宇賀会長 それでは、ただいまのご報告につきまして、ご質問やご意見等がございましたらお願いします。
特によろしいでしょうか。
ありがとうございます。
それでは、次に保有個人情報取扱事務届出事項について及び特定個人情報取扱事務届出事項について事務局から報告をお願いいたします。

○日置課長代理 ご報告いたします。資料8をご覧ください。
東京都個人情報保護条例第5条に基づく保有個人情報の取扱事務届出事項一覧でございます。こちらの資料の1に記載されてございますとおり、昨年12月以降、本年2月までに届出があったものは19件でございました。1枚おめくりいただきまして、2枚目以降に別紙の表として、19件の内訳が記載されてございます。これらの届出の事項に関しまして、当審議会の委員の先生方から意見が付されたものは特にございませんでした。
引き続きまして、特定個人情報保護条例第16条に基づく特定個人情報取扱事務届出事項でございますが、昨年12月以降、本年1月までに届出はございませんでした。
ご報告は以上でございます。

○宇賀会長 ありがとうございました。
それでは、ただいまのご報告につきまして、ご質問あるいはご意見等がございましたら、お願いいたします。
特によろしいでしょうか。それでは、本日の報告事項は以上となります。
議事として予定したものは以上でございますが、このほか、委員の皆様から何かございますでしょうか。
特によろしいでしょうか。
それでは、本日の審議会で、現委員の任期は最後となりますが、この任期をもちまして、中村委員、谷茂岡委員がご退任になられると伺っております。
中村委員には平成17年の4月から12年間にわたりまして、また、谷茂岡委員には平成26年6月から2年10カ月にわたりまして、東京都の情報公開制度及び個人情報保護制度の諸問題の審議におきまして、貴重なご意見をいただきました。
それでは、中村委員、谷茂岡委員から一言ご挨拶いただきたいと思います。
よろしくお願いいたします。

○中村委員 本当に顧みますれば、まことに至らない年月だったと私は思いますけれども、自分の仕事から考えますと、この条例の解釈、運用を理解するのに時間がかかり、非常に皆様方にもご迷惑をおかけしたのではないかと思います。しかし、何よりも一番私は、この長い年月がそれまでとは別の意味から情報を考える大変な勉強の場となりまして、そして、その会ごとに反省しながら、また社会と人間を考えていく勉強の場となったことをお伝えしておきたいと思います。
本当にありがとうございました。

○宇賀会長 ありがとうございました。

○谷茂岡委員 大変お世話になりました。短い期間でしたけれども、一都民として勉強させていただきました。先ほども申し上げましたように、やはり情報公開、大事な時期でして、私ども、関心を持っておりますので、皆さんが安心して住むにはどうするかということを常に思っておりますので、よろしくお願いしたいと思います。
やはりこちらで考えていることが、一般の市民、区民のところの、地方の自治体までなかなか浸透していないというのをもどかしく思っておりますので、できれば、これだけ都がやっているのですから、早く、速やかに、皆さんにきちっとした情報が伝われば、安心できるのではないかと思いますので、その点、先ほど申し上げましたように、自治体のほうのリードのほうをよろしくお願いしたいと思います。
大変ありがとうございました。いい勉強をさせていただきました。お世話様になりました。

○宇賀会長 ありがとうございました。
それでは、以上をもちまして、本日の審議を終了いたします。
委員の皆様方には長時間にわたりご審議をいただき、まことにありがとうございました。

午後4時04分閉会

 

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