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平成29(2017)年2月6日更新

情報公開・個人情報保護審議会(第49回議事録)

第49回東京都情報公開・個人情報保護審議会議事録

平成23年3月25日(金曜)
東京都庁第一庁舎42階 特別会議室B

10時15分開会

  • 堀部会長
    出席予定の委員がお集まりですので、ただいまから東京都情報公開・個人情報保護審議会を開会させていただきます。
    本日は相馬委員がご欠席との連絡が入っております。
    交通の便なども必ずしもよくない中お集まりいただきまして、ありがとうございます。また、エレベーターも半分しか動いていないそうですので、ご利用にかなり不便を感じるかと思いますが、そういう中、今日の審議を進めさせていただきます。
    今日の予定は、お手元のファイルに資料を綴じてありますけれども、審議事項と報告事項とあります。まず、審議事項に入りたいと思います。本日の審議事項は、「現行情報公開制度の運用上の諸問題について」のうちの情報技術の進歩への対応等についてということであります。最初に北原課長から資料の説明をお願いいたします。
  • 北原情報公開課長
    それでは、本日の審議事項でございます情報技術の進歩への対応等につきまして、事務局より資料1に沿ってご報告をさせていただきます。
    資料1をご覧ください。
    最初に、1といたしまして、東京都の情報公開制度と情報技術についてまとめてございます。まず、1、(1)旧条例の時代は電磁的記録のうち開示請求の対象とされていたのはビデオテープと録音テープのみでございました。これが(2)の現行条例下におきましては、すべての電磁的記録が開示請求の対象となりました。
    なお、パソコンのファイルなどの電磁的記録の写しの交付の請求があったときには、2枚おめくりいただきまして、4頁に事務取扱要綱、これを抜粋して掲載してございますが、その(7)にありますとおり、原則として紙に出力したものを交付することといたしまして、現有の機器等で容易に対応できるときは電磁的記録媒体に複写したものを交付できることとするといたしました。
    また、1頁にお戻りいただきまして、その後さらに平成14年4月からはビデオテープ等の開示方法としまして、視聴に加えて、新たに写しの交付の方法を追加いたしております。
    平成15年6月からは、インターネットの普及に伴いまして、都民の利便に資するため、インターネットを用いて情報公開請求ができる情報公開用システム、これによります開示請求の受付を開始しております。
    この情報公開用システムは、原則として東京都が起案、決定したすべての文書件名をシステムに登録いたしまして、この中から請求者が希望する文書を特定して開示請求を行うものです。その後、平成20年4月からは、ファクスによる開示請求の受付及び閲覧時のデジタルカメラ等の使用を可とする運用を開始いたしました。
    さらに、平成21年4月からは、これまで起案文書の中から文書検索を行い該当のあった文書しか開示請求できなかった情報公開用システムにつきまして、文書検索を経ずに自由に件名欄に欲しい文書件名を入力しまして開示請求ができる自由文形式による請求方法を導入いたしました。これによりまして電子メールによる開示請求とほとんど変わらない方法で開示請求をすることができるようになりました。
    次に、2といたしまして、国及び他の自治体の状況をご紹介させていただきます。
    まず、国では、紙の文書をスキャナーで読み取って作成した電子データを、フロッピーディスク、CDR、DVDに複写したものを交付する方法も採用しております。また、これらの電子データを含めまして、電子データにつきましてはインターネットを利用して開示する方法も採用しており、この場合の手数料につきましては電子納付することも可能となっております。平成21年度のインターネットを利用した開示請求は全体の5.6%となっております。
    なお、情報公開法の改正を検討していました行政透明化検討チーム取りまとめにおきましては、開示請求に対する開示の実施の方法の一つとしまして、ホームページ上にある該当情報の教示などの簡易な方法も請求者が選択できる制度、これが提案されております。
    次に、(2)の他の自治体の状況についてでございますが、都道府県では45自治体でインターネットを利用した開示請求が可能となっておりますが、独自の取組を行っている自治体もございますので、幾つかの例をご紹介させていただきます。
    まず、大阪府ですが、インターネットを利用して開示請求をした場合には、開示の実施の方法としてインターネットを利用した文書の閲覧が可能です。さらに、情報公開条例の非公開情報、これは条例の8条と9条に規定がございますが、この非公開情報に該当しないことが明らかな情報や、既に公開したことがある情報につきまして、インターネットによりまして個別の請求に応じた情報提供も行っています。これらは、いずれもインターネットの画面上で整理番号とパスワードを入力することにより閲覧ができる形となっております。
    参考といたしまして、別紙1に大阪府のホームページにあるインターネットによる情報提供申出について、これを添付してございます。また、大阪府では、一部の起案文書につきましては、ホームページ上の文書情報検索システムである「ネットみる」、ここから直接閲覧することができるようになっております。
    なお、大阪府ではインターネットを利用した開示請求は、平成21年度は全体の23%であったとのことでございます。
    次に、佐賀県の例をご紹介いたします。佐賀県では、インターネットを利用して開示請求ができる電子申請システムに加えまして、電子メールの開示請求も可能となっております。別紙の2でございますが、ここに佐賀県のホームページ上にある電子メールで開示請求する場合の具体的方法について載せてあります箇所を参考として添付してございます。これによりますと、公文書開示請求書のファイルを添付ファイルとして送信する方法のほか、メールの本文に必要事項を記載して送信する方法も認められているようでございます。
    最後に、第47回の当審議会で藤原委員が言及されておりました岡山市でございますが、岡山市では、e-情報公開室というものをホームページ上に開設しておりまして、こちらから開示請求された文書は開示日から60日間誰でもインターネットで閲覧することができるようになっております。具体的には別紙3をご覧いただきたいと思いますけれども、この別紙3に岡山市のホームページにある開示文書閲覧についての該当頁を参考として添付してございます。ご参照いただければと思います。
    なお、岡山市ではインターネットを利用した開示請求は平成21年度は全体の5.4%であったとのことでございます。
    次に、資料1の本文にお戻りいただきまして、2頁にあります3、情報技術の進歩への具体的対応の検討についてに移らせていただきます。まず、開示請求者の利便性の向上の観点から、東京都ではまだ導入されていませんが、電子メールでの開示請求ができるようにするなどの対応が考えられます。また、開示方法につきましても、既に国などで導入しておりますが、紙の文書をスキャナー等で読み取り、それを電子データで開示する方法、あるいはインターネット上で開示する方法などを東京都でも導入することが考えられるかと思います。
    さらに、電磁的記録媒体への複写にかかる手数料につきましても検討の余地があると考えられます。例えば現行条例施行から10年以上が経過しておりまして、この間にフロッピーディスク等の記録媒体の実勢価格は相当程度低下していることがありますので、これを踏まえた適正な価格とすることが考えられると思います。
    次に、(3)の文章の中にある「また」以下の箇所でございますが、これにつきましては別紙4として添付してございますけれども、事務取扱要綱の別表です。これを1枚おめくりいただいた裏面の4にございます写しの交付(電磁的記録媒体への複写)の表をご覧ください。そこの一番左の列に公文書の種類がございますが、その4段目のパソコン、ワープロのファイル(FD)の箇所をご覧いただくと、フロッピーディスクに複写して交付する場合には1件名につき100円、これはフロッピーディスク1枚につき300円を限度としていますけれども、1件名につき100円となっております。この部分はいわゆる閲覧分の手数料になりますが、これにフロッピーディスク1枚につき100円を加えた額が開示手数料の合計の金額となります。この写しの交付分の100円はフロッピーディスクそのものの実費のほか、複写にかかる人件費等が含まれたものでございます。
    一方、MO、DVDなど、フロッピーディスク、CDR以外への記録媒体に複写する場合の手数料は、その表の中の2段下にございますように、閲覧分の手数料に記録媒体の実費を加えた額となっておりまして、複写にかかります人件費等が含まれておりません。これはフロッピーディスク、CDRの場合と比べて不均衡と考えられますので、手数料として再計算した上で定額化を図ることなども考えられると思います。
    資料1にお戻りいただきまして、3頁に参考とございますが、こちらをご覧ください。情報技術の進歩に関連して考えられる問題といたしましては、電磁的記録媒体の性能の向上によりまして1枚に記録できる容量も大きくなっております。東京都が自ら開発し、その開発に多額の税を投入したシステム自体を複写することも技術的に可能となってきております。特に営利目的の請求の場合などにこのような情報を現行の情報公開制度の少額の手数料で開示することが都民の理解を得られるかどうかといった点につきましては検討の余地があるかと考えております。
    最後になりますが、情報技術の進歩に伴いまして開示の事務の効率化を図るということも考えられます。例えば、現行条例に、18条2項で都民情報ルームや都立中央図書館など、図書、資料、刊行物を閲覧に供し、または貸し出すことを目的とする施設において管理されている公文書であって、一般に閲覧させ、または貸し出すことができるとされているものにつきましては公文書の開示をしないものとしておりますが、現行条例施行当時に比べましてインターネット人口普及率が飛躍的に向上している現状におきましては、都民情報ルーム等の配架文書に比べまして一般的によりアクセスしやすいと考えられます東京都ホームページの掲載文書につきましても開示請求の対象外としまして、代わりにホームページ上のURLの教示義務やインターネットにアクセスできない請求者への配慮義務を課すなどをして事務の効率化を検討するのも一つの方策ではないかと考えております。
    簡単ではございますが、事務局からの報告は以上でございます。ご審議のほどよろしくお願いいたします。
  • 堀部会長
    今ご説明いただいたことについて、最初は質問をしていただいて、その後意見交換ということで、二段階に分けて議論していただきたいと思いますが、いかがでしょうか。
  • 岡部委員
    質問いたしますけれども、資料1の1の(2)の3番目の丸に、平成15年6月からインターネットによる開示請求の受付開始とありますが、現状ではどのくらいの利用率があるのでしょうか。先ほど岡山の例ですか5.4%とおっしゃいました、そのようなデータがあれば教えていただきたいと思います。
  • 石岡情報公開係長
    統計として全体の件数は、決定の件数で把握しているのですが、インターネット請求に関してはシステムの都合上請求の件数で把握しているので、利用率というものが正確には出せない部分もあるんですが、一応昨年度インターネット請求については、請求件数ベースで120件、21年度で、全体の件数は、決定件数ベースで7,311件となっております。今年度は決定件数が、2月までの分で全体で9,500件ぐらいの決定件数なんですが、インターネットによる請求は大体500件ぐらいということで、単純に、件数のベースが違いますので利用率は比較できないんですが、請求自体は徐々に増えているということがあります。
  • 堀部会長
    そういう状況だそうです。
    いかがでしょうか。
    それでは、ただいまの説明は、東京都の現行の情報公開制度が情報技術、インフォメーションテクノロジー、ITの進歩に十分対応し切れていないところもあるということであります。この点では、資料1にありますように、国、他の自治体の取組が参考になるかと思いまして、こういう形で紹介していただいております。また、一方で、開示事務の効率化という観点もあります。これはインターネットの普及率の向上などに伴いまして、ある程度現行制度を合理化していくことも考えられるのではないか、こういう提案もありました。これらの説明に限らず、ITの進歩への対応という観点からいろいろご意見をお出しいただければと思います。
    実際に資料を探す経験を私などは非常に多くしていますけれども、そういうときにインターネットを利用するというのは大変便利なところもありますので、そういう点も含めていろいろ意見をお出しいただければと思いますが、いかがでしょうか。
    事務局で指摘していただいている点は、条例の改正という形になることもあるかと思いますけれども、それらあたりについても、ここはもっとこうすべきではないかとか、あるいはここまでする必要はないのではないかとか、いろいろ意見があろうかと思いますので、ぜひお出しいただきたいと思います。
  • 藤原委員
    大阪が23%ということなんですけれども、これは大阪はいつごろから始めているかわかりますか。
  • 石岡情報公開係長
    今すぐにはわかりませんが、大阪と少なくとも東京とインターネット請求のやり方で違う点は、東京は情報公開だけではなく、ほかのいろいろな電子申請と同じような共通の窓口を設けていまして、ID登録というものをしていただかなければいけないことになっているんですが、大阪府はインターネット上の画面に必要事項を入力して送信ボタンをクリックするだけになっていますので、手続としては非常に楽なものなので、その影響もあってこれだけ普及しているのかなという、これは推測ですが、そういうふうに思っております。
  • 藤原委員
    そうですね。どこかハードルが低いところがないと、この数字はなかなか出てきませんね。今の点は、要するにアクセスの手続ですね。東京でも工夫の余地はなくはないということになるのですか。
  • 石岡情報公開係長
    そうですね。東京都もITの関係は関係部署との協議等もありますけれども、技術的には大阪みたいな簡易な方法で請求をしていただくことは当然できるとは思います。
  • 藤原委員
    担当として開示請求にこたえるとか、そういう手続的なところで特に困るわけではないということですか。共通窓口になっているからという点が違うということですか。
  • 石岡情報公開係長
    そうですね、そういうことに。
  • 藤原委員
    さっきの北原課長のご説明の3頁の参考のところですけれども、2行目です。多額の税を投入したシステムというところですけれども、これは結構情報公開自体の議論でも問題になるところだと思うのですけれども、行政財産の管理規程等との関係でこのシステムというのはどうなっているんですか。
  • 石岡情報公開係長
    その辺は、こちらでは今のところ情報はないんですが、ただ、もしこういった請求があれば、検討する必要はあると思います。
  • 藤原委員
    一般的にはデータベースとか、調査のときにありますね。億単位でお金をかけているのだけれどもという議論はよくありますね。
  • 石岡情報公開係長
    今のところは大体そういったものでも紙で基本的にお出しをしていますので、実際的にはそういう検討することはあまりないかと思っています。
  • 堀部会長
    いかがですか。ほかの点について、藤原委員、ここでこういうことを考えられるのではないかという指摘がある点については、大体よろしいですか。
  • 藤原委員
    最後のアクセスできない請求者への配慮義務というのは、具体的にはどういう形を考えておられるんですか。
  • 石岡情報公開係長
    ニーズとしては、通常の情報提供ということで、今でもそれは各部署の判断だと思いますが、インターネットに載っているものが見られないということであれば窓口で多少資料としてお渡しするということもあり得るので、それは文書が大量になったときはどうするとか、いろいろな問題があると思いますが、そういう形で情報提供なりで対応するというふうなものが考えられると思います。
  • 高橋会長代理
    よくわからないので質問をしたいんですが、現行条例ですべての電磁的記録が開示請求の対象になる、このすべての電磁的記録という中にPDFも入っているんですか。
  • 石岡情報公開係長
    元々PDFで持っているものであれば対象になると思います。
  • 高橋会長代理
    元々持っているのであればですね。あらゆる文書をPDF化するということは大変かもしれないけれども、請求のあるようなものをPDF化しておくというようなことは一つ考えられるのかなというふうに思います。それと、岡山市がインターネットで開示請求されたものを60日間は誰でも見られるようにするということを、さっきおっしゃった。PDFにしてしまえばあとは費用がかからないわけです。なぜ60日という限定をつけたのかというのはよくわからないですけれども、そういうことがあるだろうと思うんです。ですから、PDF化したものは自由にアクセスできるような形に将来的にはしていく。将来的にはできるだけ多くをPDF化していく。最初から電磁的に文書をつくった場合はそれでいいんですけれども、そうでないものですね。そんな方向が考えられるんじゃないか。その場合には最初にPDF化する手間というのがかなりかかるのかもしれない。私は自分であまりそういうことをやったことがないものですから、コピーするのと同程度なのか、それ以上に手間ひまがかかるのか。そのあたりをお聞かせいただければと思うんですが。
  • 石岡情報公開係長
    今、スキャナーで読み取る場合とコピー機でPDF化をコピーみたいにするものもあるので、作業としては、今そういったコピー機が全庁的にすべてあるわけではないかもしれないんですが、そういったものがそろっていけば作業的にはあまり大変ではないと思いますが、一番の問題は、先ほど岡山市が60日間に限定しているということに関しては容量の問題があるということです。恐らく追加されていくと非常に大量になっていくと容量が耐えられないということで60日間に限定している。そこの技術的な、あとはコストもかかりますので、その辺の検討は必要になってくるのではないかと思います。
  • 藤原委員
    容量の問題だろうなとは思ったのですけれども、高橋代理の言われたこととの関係で、公文書館の電子化というか、いわゆる電子図書館的なものです。開示された文書を電磁ファイルの図書館のような形で保存しておけば、先生の言われたことは解決できるんですけれども、今そういう動きは都であるんですか。公文書管理法の議論のときに論点としてあった話だったと思ったんですけれども。
  • 石岡情報公開係長
    特に具体的な検討はないと思います。
  • 藤原委員
    そういった電子の空間の中にあって、開示請求されて一度開示されたもの等はそこに置いておけばという発想が制度としてあり得るかなと思ったんですけれども。
  • 石岡情報公開係長
    それはないと思います。
  • 高橋会長代理
    今言われた容量の問題です。かなり今技術が発達しているから技術的には容量というのはもうそんなに制限がない、お金の問題だろうと思うんですけれども。どの程度お金がかかるか、アーカイブ化していく。例えばグーグルなんかは全部本をやるというわけでしょう。それは莫大な金がかかればそんなことはやらないと思いますから、そんなに金がかからずにやれるのかなと思っていたんですけれども、そのあたりはどうなんですか。
  • 石岡情報公開係長
    こちら、今どのくらいかかるかというのは予想もつかないんですけれども、それは都の文書制度全体の部分もありますので、そういったところを踏まえて検討を進めて、調査をしていく必要があるとは思います。
  • 堀部会長
    費用もどのくらいになるのか、少し検討してみておいていただくといいかもしれないですね。グーグルが世界のすべての文書を電子化して提供するという、こういう壮大な構想を持っているわけですけれども、どのくらいかかるものか。慶応義塾大学の図書館で著作権が消滅しているもののかなりの部分をグーグルが電子化したと聞いています。以前は一橋でニューヨークの古書を扱っている人から、今となると三十数年前になりますけれども、3億円でかなりのものを買ったことがあります。その資料の中にはほかに存在していないような貴重なものがあるので、これを当時はまだマイクロフィッシュにして提供しようということで、その作業を始めました。できるだけ広く提供していこうことです。その委員をしていましたので随分議論をしました。1頁1頁写していかなければならず、この費用がかなりかかるというので、ある程度まで大学でやりましたけれども、そういう書籍を扱っている会社と提携してマイクロフィッシュ化の費用はそちらでもっていただくことにしました。金額は覚えていませんが、当時は相当費用がかかりました。
    今グーグルが実際にどうやっているのかわかりませんが、かなり簡単に電子化しているようです。今、事務用のサービスを提供しているところに本を持っていくと、わずかな値段でPDF化するというサービスも聞いています。知り合いの中には本を持っているのは大変だからというので、そこへ行くとPDFにして、廃棄してもらうというようなことをしている人もいます。そうすると本を持たずにPDFに入ったものを使えるので便利だということを言っています。東京都でどの程度のものが対象にできるかとか、費用はどうなるのだろうかというあたりも少し検討しておいていただくと今後議論していく上で参考になるかと思います。
  • 藤原委員
    3頁に都民情報ルーム等の配架という話が書いてありますね。今の会長の話を引き継ぐと、例えばこの情報ルームの電子化というのは相当な作業になるんですか。そこに岡山のe-情報公開室のような開示されたものを加えておけば、かなり開示請求の形も変わってくるのかなとは思ったのですけれども、今はこの情報公開ルームの中に電子化されたものはある。あるいはこれ自体を電子化するというような話は全くないんですか。
  • 石岡情報公開係長
    電子化するという話はないんですが、ただ、電磁的記録のものをCDRで閲覧、パソコンが置いてありますので、CDRを貸出しして、ルームに設置してあるパソコンで閲覧していただくという方法があります。インターネットをパソコンで見ていただくこともできます。
    先ほどPDF化の話で言い漏れたんですが、PDFをする作業としてはそんなに難しくなかったとしても、もしどんどんインターネットに載せていくとすれば、全部開示のものはそれは問題ないんですが、一部開示、いわゆる黒塗りの作業はどうしても判断が要る作業なりは残るので、そこはどうしても残る作業ではあります。
  • 高橋会長代理
    確かに請求がない文書をあらかじめPDF化していくということになれば、一旦個人情報が含まれていないところを全部チェックしなければいけないというので作業に手間ひまかかるかなという感じは持っていたんですけれども、少なくとも岡山市のように一回公開したものはその作業をやっていますから、そのやったものを載せておいて自由にアクセスしてくださいということは可能だろうという気がするんです。だから、とりあえずはそういうところから始めていくというのは考えられるというふうに思っております。将来的には、どうしてもコピーで欲しいと言われる場合はあれですけれども、PDFで渡して、あとはプリントアウトしたかったら自分でどうぞというほうが、幾らコピー代を取るかという話もなくなってきていいのかなという気はしますし、書類を自由なアクセスのもとに置いておくという点からもいいのではないかというふうに思っております。
  • 堀部会長
    ほかにいかがでしょうか。
  • 岡部委員
    今、高橋会長代理からもお話があったような論点、同じようなことなんですが、4頁にあえてアンダーラインを引いて(7)で電磁的記録に係る写しの交付の請求があったときは云々と書かれておられますね。これは現状だろうと思うんですが、将来このようなインターネットなどの導入が進んだ場合に、東京都の事務方での作業において、ペーパーとインターネットという二重の情報保存のプレッシャーなり負担がかかる恐れはないかどうかという、質問なんですが。それにもちろん伴う経費の問題も余分な経費も発生するのかなと思いまして、質問と意見も踏まえまして、そこら辺改善の余地があるのかなと思いまして、質問と意見を申し上げました。
  • 石岡情報公開係長
    難しい問題だとは思うんですが、文書制度全体のあり方のところから検討していかなければいけない問題なので、情報公開制度以前の問題の部分、東京都の事務のそういったところは検討していく必要があるかと思います。
  • 岡部委員
    課題としてはあるということですか、そういう事務的な問題。
  • 石岡情報公開係長
    そうですね。今の段階ではあると思います。
  • 中村委員
    将来的かつ大きな問題でして、そこまで追いつけないんですが、おっしゃられたように、都庁全体の文書の処理で事務上のことと切り離すことはできないんだろう。ただ、やはり2頁の3のところで、まずは今まで話してきた手数料をめぐる問題に、このインターネットの技術がどう対応していけるかという、そこで一つ伺いたいんですけれども、複写にかかる手数料とか、電子記録媒体、これが今はちょっと安そうだと。人件費が含まれていない、複写にかかる人件費が含まれていないというふうに書かれているのですが、この根拠というのは何なんでしょうか。昨年夏に大量請求などのことで13局ぐらい調査なさったときにいろいろな人件費の計算などなさって、かなり高いものが出てきているわけなんですけれども、ここで、例えば複写にかかる人件費というのは一体どういうふうに考えておられるのか、そこら辺がわからない。手数料として再計算したほうがいいとおっしゃられているんですけれども、何を根拠としてそういう上積みされるのか。
  • 石岡情報公開係長
    複写にかかる人件費ということですね。その当時の資料で見ると、複写を作成したり、照合したりする時間を算出し、当時の職員の時給なりで、掛け合わせたものです。ある程度手数料は低額なものとする必要もありますので、時間数などは、現実的な数字ではないのですけれども、一応複写物の作成と照合の交付という時間を考慮して、それに媒体のそのものの費用を足した金額を算定したものです。
  • 中村委員
    想定してまだ出してはいらっしゃらないんですか。
  • 石岡情報公開係長
    出してはいないんですが、それと必ずしも100円とか400円というのは同じではなくて、それを出した上で低額にして抑えているということですが。
  • 中村委員
    別紙4のファイル、印刷物1枚につき10円、これが安いというふうに考えられているわけですか。
  • 石岡情報公開係長
    フロッピーディスクの場合は写しの交付の部分として100円で、CDRは400円なんですが、それ以外の媒体は、当時あまり普及していなかったため、実勢価格を正確に把握できなかったということで、結果的に実費という形にしたんですけれども、例えばDVDであればそれを実際にお店で買った額だけを閲覧手数料部分の額に足すという形になっていますので、そうすると、計算上はそこには複写にかかる人件費などは含まれていないことになります。さらに、今はDVDとかMOとか、媒体によっては、400円もしないようなものもありますので、結果として、CDRに複写してもらう場合に比べてかなり安くなる可能性があるということです。
  • 秋元委員
    わかっていないのかもしれないんですけれども、電磁的記録媒体の複写というのは、請求された側の行政の方が複写して相手に差し上げるということなんですか。
  • 石岡情報公開係長
    そういうことです。こちらで複写して渡します。
  • 秋元委員
    それがもしインターネット上で請求なりできるようになったら、請求した側が逆に自分で複写できるようになるということになれば、こういった費用も要らなくなるということですか。
  • 石岡情報公開係長
    そうですね。それが可能になっているのが大阪府のような形の、インターネット上で開示をして、ご自分でホームページで暗証番号を入れていただくとインターネット上で見られますので、それをご自由にご自宅のパソコンに落して印刷なりするということは可能になります。
  • 藤原委員
    確認ですけれども、電磁的記録媒体、ここには結構古典的なものが書いてあるんですけれども、現実的な請求はUSBに入れてくれとか、いろいろあると思うんですけれども、これはどのあたりまで想定しておられるんですか。およそ出回っているような記録媒体あるいは都で決めるという、どちらですか。
  • 石岡情報公開係長
    今の規定上電磁的記録媒体というものは、フロッピーディスク、CDR、それ以外みたいになっていますので、その概念に当たるものであれば、それに複写することができるかどうかということがポイントとしてあると思うんですが、つまり、複写が、所管部署で保有しているパソコンなりで複写ができるものであれば、対象ではないとは言えないとは思います。ただ、あまり現実としてはそれほどそういったものはない。紙を原則とさせていただいていますので、紙の状態でお出しするのが一般的です。あとは、紙で持っているものと電磁的記録媒体で持っているものが必ずしも同じではないので、最終的には手書きでチェックが入っていたり、決裁をされていたりしますので、そういう意味では、こちらが原本というふうになると思います。
  • 堀部会長
    別の観点で言いますと、都庁が丸の内にあるときに、庁舎の何階だったか覚えていないのですが、ペーパーレス化というのを試みていまして、そこの部屋はコンピューターしか置いてなくて、一切紙は置かないというので、試行的なのかもしれませんけれども、ペーパーレス化を進めていたところがありました。そういう動きというのは今都庁内ではどうなっているのでしょうか。高橋部長、いかがですか。
  • 高橋都政情報担当部長
    今の堀部会長のご指摘のとおり、電子決裁という手法を東京都でも導入をいたしまして、実際に使っております。ただ、その進展が今どの程度なのか。例えばすべての意思決定における電子決裁の占める割合が今どの程度なのかというのは今記憶が定かではないので、残念ながら明確にはお答えできないんですけれども、まだ必ずしも十分には進んでいないというようなことが現実としてはあります。私が記憶しているのは、かなり前ですけれども、まだ一、二割ぐらいだったかなというところでございます。
    何が問題かと言いますと、実際にこれを使ってみるとなかなか取扱いが面倒といいますか、ややこしいといいますか。1つの文書を見るのにも、例えば紙ですとこういうふうに見られるわけですが、画面上で見るために少しずつ送りながら、画面を送りながら読まざるを得ない。下の方を読んでいるうちに上の方に何が書いてあったか忘れてしまうとか、極端に言うとそんなことで、私などは、これがだんだん広まってくると仕事がしづらくなるなという印象を個人的には持っておりました。とりあえず電子決裁をしないでいいとされている幾つかの例外事項がございまして、例えば外部から受け付けた文書とか、そういうものを添付して意思決定をしなければいけないような場合に、電子決裁だとそういうことが不可能というようなことが出てきますので、幾つかの例外はあるんですけれども、基本的には極力電子決裁をするようにというようなことで所管課の指導は入っております。申しわけないんですが、現実的にどの程度それが進んでいるのかというようなことに関しては、数字がわかりません。
  • 堀部会長
    そこで、今後どういうふうにまとめていくかということがありますが、この情報公開事務の手引の2頁をご覧いただきたいと思います。2頁に情報公開と公文書開示制度の関係という図がありあます。東京都では、昭和58年から東京都情報公開懇談会で制度化の検討を始めたのですが、そのとき委員になっていまして、全体をどういうふうにまとめていくか考えました。広くは情報公開という言葉で表現したりしてきたのですが、そのときに図にしたのがこれであります。1つは、ここでは住民等と書いてありますが、請求によるものと請求によらないものと2つに分けて、それから、義務的なものと任意的なものと分けて、2対2で4つの組み合わせになります。その説明をここで、一つ一つは申しませんが、東京都では当初から特に情報提供というのを非常に重視していました。旧条例と先ほど言った中ではかなり総合的な情報公開をこの懇談会で提言をして条例化しました。公文書開示制度のうち義務的なところなどは情報の種類によっては残りますので、その制度をまたどれだけ便利にしていくかということになります。開示請求をして、それに応じていくというのは、今日のそこが主たるテーマなのですけれども、一方で任意で出せるところはできるだけ広くこれを出していく。さらに、ここでいうと(5)にあります自主的な情報提供という部分がITの進歩に伴いまして相当広げることができるようになってきています。これは30年近く前になるのですか、そのころ議論したころと随分変わってきたところだと思います。そのころも東京都ではペーパーレス化、先ほど言ったようなことでそういうセクションを設けていろいろ検討されていたことなども当時議論するときには参考にしました。今日のような形で情報技術が発展することまではなかなか予測はできませんでしたけれども、インターネットがその後出てきたりして、随分変わってきた状況があります。
    そういう中でどうしていくのかということになりますので、今日いろいろご意見が出たものを少し整理してみます。また具体的に、高橋委員から出ましたPDFの利用というのもかなりあちこち進んできていますから、こういうものがどういう形で可能なのかというようなことなども含めてまとめてみたいと思います。
    国の議論とすると、これは直接かかわっていないのでよくわからないのですが、電子行政タスクフォースがIT戦略本部のもとにあって、そこでかなり電子行政という観点から議論を進めていて、伺っているところですと、かなりのものを電子化して、情報は提供していこう、こういう動きもあります。
    他方、これは公文書管理法ともこれからはかかわっていく部分でもあるのですが、それに先行して、国立公文書館、その分室のような形でアジア歴史資料センターというのが10年前にできました。その諮問委員会の委員をしている関係でいろいろ議論をしてきているのですが、それは今のところは歴史資料で1945年の終戦までのものを対象にしていますけれども、これをもっと時代を新しくしていこうという議論などもしています。これは、国立公文書館、外務省外交史料館、防衛省防衛研究所図書館が保管するアジア歴史資料のうち、デジタル化が行われたものから提供しています。ソフトの使い方があるのですが、電子化は相当広く行っていまして、手書きの文書も全部そのまま電子化して、それをインターネットで、無料で世界どこからでも見られるようになっています。その中の、特に個人情報にかかわる部分をどうするかという議論もしました。戦前の資料にはかなり個人情報が含まれていますし、今でもそれはありますが、一定の基準で特定のところは墨塗りにしたものを電子化して、世界に広く公開しています。これはいろいろアジア問題などもありまして当時政府としてそういう試みをしました。
    ここのやり方なども一つの参考になるかとも思いますし、そういうものもいろいろ検討の対象にしながら、5月に一応の取りまとめをしてみたいと思います。
    実際に外国の資料も随分使っていますが、非常に便利になってきているということもありますので、そういうことなども踏まえて、従来の、東京都でいえば昭和58年、1983年に検討を始めたころ、その前にも東京都では検討して随分変わってきましたけれども、まさに30年前の状況とは大きくかわってきています。そういう中でどう対応していくか。まさに新しい状況に、特に今日のテーマでいえば情報技術の進展に対応した新たな情報公開の方法を検討していくという、そういうことでまとめていきたいと思いますが、よろしいでしょうか。中村委員は手数料の問題とか、いろいろありますが。
  • 中村委員
    今、5月に向けてそういう構想をまとめていきたいとおっしゃられた。この場がそういうことを提言すると。
  • 堀部会長
    どういうふうにするかですけれども。
  • 中村委員
    つまり、現実には都の情報公開に関して5%強ぐらいの状況の中で、そして具体的対応の検討についても書かれているので、もう少し具体的な話を出していかなければならないのかなと思っていたのですが。
  • 堀部会長
    そうですね、一応5月というふうに言っていますが、またそのあたりは。
  • 中村委員
    それで、私はどうしても公文書の非開示問題を検討してきた審査会で見てきた公文書というのが常に頭にあるものですから、黒塗りになる公文書のイメージがあるものですから、それがなかなか抜けないんです。つまり公文書全部の電子化をしていく。そういうことがどこまでできるのか。かなりな部分が非開示の公文書が多い中で、どうやってそういうことができるのか。かつ情報技術の具体的な対応としては東京都の場合はID登録しなければならないという制限的なものがあってこのパーセンテージになっているとすれば、5月ぐらいで大きな一つの構想というのを提案するのにとどまるのか、もう少し具体的な検討をするのか、そこら辺がわからなくなったものですから、そういうめどというものとしてはどうなんでしょうか。
  • 堀部会長
    前からこれまで検討してきたものを5月にまとめるということで申し上げてきましたけれども、今日のテーマなどを考えても、その一回だけでは終わるかというようなこともありますので、そこは事務局と相談して柔軟に対応したいと思います。
  • 藤原委員
    手引の122頁の、条例30条の情報公開の総合的な推進に関する都等の責務の規定に関して要綱で定める事務処理手続のところなんですけれども、今は主務課の長は文書等を都民情報ルームへ2部送付するということが書いてあるんですけれども、ここのところは電子化したものは全く想定していない。あるいは動いていないということなんですか。それとも「等」で読めるんですか。
  • 石岡情報公開係長
    これは、実際にはCD-ROMにしたものとして持っているものもありますので、そういったものが実際には都民情報ルームに置いてありまして貸出しをして見ていただくということになります。
  • 藤原委員
    ただ、動きとしてはCD-ROM化はするけれども、決裁済みの文書あるいはもう既に開示請求が終わってしまった文書をついでにPDF化して送っておいたらということにはなっていないということですか。
  • 石岡情報公開係長
    そうですね。そういったものは基本的には対象には考えていませんで、都民の方が共通に必要なものを抽出して、それぞれの所管課で判断しますので、資料というものが中心になります。
  • 藤原委員
    資料はくるというふうに考えたほうがいいんですね。
  • 石岡情報公開係長
    そうですね。決裁文書というようなものは全く想定してないというか、実際にもないんです。あとはたまに届出された文書を、ファイルにまとめて見ていただくという形にしているものもあります。
  • 藤原委員
    次の頁にシステムは都政情報提供システムか、局が開設するホームページか、いずれかと書いてありますけれども、これは原則はアの都政情報システムであるということですか。
  • 石岡情報公開係長
    そうですね、これは東京都の公式ホームページのことです。
  • 堀部会長
    そこでいかがですか、どうしていくかということはどうですか。
  • 藤原委員
    都だとなかなか難しいということは十分わかっているんですけれども、こちらで積極的に、主体的にこちらのホームページにどんどん移していくという運用の仕方はあるのかなと思ったんですけれども。
  • 堀部会長
    先ほどのことで、事務局と相談して、全体のまとめ方も含め検討を進めていきたいと思います。それでは、審議事項は今日のところは以上にさせていただきまして、次に報告事項ということで、個人情報保護制度の運用状況について、土居係長から説明をお願いします。
  • 土居個人情報係長
    それでは、個人情報保護制度の今年度のこれまでの運用状況につきまして、ご報告をさせていただきます。資料2をご覧ください。
    個人情報保護条例では、個人情報の本人外収集、目的外利用・提供等を原則禁止としておりまして、これらがあった場合には保有個人情報取扱事務要綱第3に基づきまして情報公開課に報告することとなっております。
    1つ目の本人外収集でございますけれども、これは保有個人情報取扱事務について本人外収集の届出がない場合に条例第4条第3項の規定に基づき、本人以外から収集した件数でございます。6号に1件、7号に1,006件の記載がございますけれども、まず6号の1件につきましては、都営住宅の利子補給金の交付事務のために都市整備局が区から利子補給対象住宅からの転出日の情報を収集したというものでございます。次に、7号でございますけれども、これは1,000件分が下水道局のものでございまして、下水道の接続記録を市から収集したものでございますが、これは下水道局が浄化槽の廃止状況を確認するために収集したというものでございます。それから、残りの6件でございますが、これは交通局が債権を回収するために区から2名分、6件の債権者関係人の所在情報を収集したものでございます。
    次に、2番目の目的外利用・提供に係るものでございますけれども、1号は本人の同意があるものでございます。こちらにつきましては例年同様、自立支援医療費認定に関しまして、給付を行う区市町村に提出した認定者の個人情報ですとか、特商法及び都消費生活条例に基づく事業者調査に関しまして消費生活総合センター等でご自身が相談された相談記録などでございます。
    2号は法令等に定めのあるものでございますが、これは税務調査に係るものが大半でございます。特に多いものが、地方税法第20条の11に基づきまして、主税局が税務署・他の自治体ほかに対して提供いたしました滞納者の氏名、住所、事情情報、資産情報、納税情報等でございます。
    3号でございますけれども、これは出版、報道等で公知のものでございますが、インフルエンザの予防接種の契約機関選定のために、福祉保健局が所管しております診療所台帳で、既に公にされております診療所の名称ですとか所在地、開設者及び管理者の氏名等を市に提供したものでございます。
    次に、4号でございますけれども、こちらは個人の生命、身体又は財産の安全を守るため、緊急かつやむを得ないと認められるときということでございますが、これに該当する事例はございませんでした。
    5号でございますが、こちらは学術研究又は統計の作成のために利用し、又は提供する場合ということでございますが、これは福祉保健局が行いました住居喪失不安定就労者サポート事業で収集いたしました相談記録票をデータベース化したものをある大学に提供したものでございます。
    6号は、国、地方公共団体等に提供する場合でございますけれども、こちらにつきましては例年と同様、財務局が地価調査に係る情報を土地評価資料として、建設局、交通局、水道局等に提供したもの、障害年金、重度身体障害者雇用助成や、療育手帳交付のために福祉保健局が社会保険事務所や職業安定所等に提供したものなどでございます。
    続きまして、3の条例に基づきまして、個人情報の開示、訂正及び利用停止の決定を行った件数でございます。決定件数につきましては12月末で既に951件となっておりまして、前年同期の782件に比べまして173件増加しております。こちらは特に何か目立った理由があるということではなく、おしなべて増加しているというようなことでございます。実施機関別でございますが、警視庁が287件、福祉保健局が277件、病院経営本部が195件となりまして、この3局で全体の79%を占めてございます。また、内容別でございますけれども、診療録、カルテ関係が194件、110番処理関係が118件、身体障害者手帳関係が99件となっております。
    続きまして、4番の個人情報の取扱いについて受けた相談の件数でございます。相談件数は12月末で784件と、前年同期の974件より190件ほど減少しておりますけれども、実はこれはこちらの事務手続上のそごがございまして、都民の声課という部署で受け付けた相談件数につきまして、今年度は集計が上がってきていないためにこちらに含まれていないということで少なくなっておるところでございます。これにつきましては年度報告に改めて集計させていただきまして、内容の分析につきましてはその際にさせていただこうかと考えてございます。
    続きまして、1枚おめくりいただきまして、個人情報に係る事故についてご報告させていただきます。2月末現在で19件の事故が起きてございます。都立高校に係るものが4件、職業能力開発センターに係るものが3件、東京都住宅供給公社の受託事務に係るものが2件、その他福祉保健局で2件、生活文化局、環境局、病院経営本部、交通局、水道局、消防庁、首都大学東京でそれぞれ1件となっております。
    また事故の内容別でございますけれども、USBメモリーの紛失事故が7件、フロッピーディスクの紛失事故が1件、書類の紛失が8件、メールの送信時にBCCで送付するところをCCで送付してしまったものが1件、書類を郵送する際に郵送先の取り違えをしてしまったものが1件でございます。また、9番の産業労働局の事故でございますが、能力開発訓練の授業で使用いたしました教材の中で黒塗りとしました個人情報が透けて見えてしまったものでございました。
    私からの報告は以上でございます。
  • 堀部会長
    質問等お願いします。
  • 藤原委員
    事故の2番と6番はセンシティブな情報だと思うんですけれども、これはUSBに暗号とかパスはかけてあって、管理はされていたんでしょうか。2番も6番も特定の疾患ですね。
  • 土居個人情報係長
    2番につきましては認証機能つきであったということで、パスワードがかかっていて情報が流出する可能性は低いと報告を受けております。6番につきましては特にそのような処理はしていなかったようでございますので、通常の状態であったと報告を受けております。
  • 中村委員
    5番の教育庁のケースなんですけれども、発生とプレス発表との間に4カ月、ほかのケースと比べて非常に長いんですが、これはどういう事情があったのでしょうか。
  • 土居個人情報係長
    これは、実は帰宅途中に紛失をされていたんですが、その紛失をされていた事実を学校関係者が伏せていたことがあって、その後匿名の通報があり、発覚したという事例でございます。
  • 中村委員
    学校側が伏せていたということですか。
  • 土居個人情報係長
    そうでございます。
  • 秋元委員
    これらのプレス発表はわかるんですが、その後結果として出てきたのか、出てこなかったのか、対策はどうなったのかというところは特にないですか。学校関係は相変わらずUSBやら、フロッピーディスクやらなくなるのが多いようなんですけれども。
  • 土居個人情報係長
    ほとんどは、後日発見されているものでございます。
  • 藤原委員
    前、いつだったかの報告で、学校では家に持って帰ってはいけないというような、ちゃんとコンピューターは学校で準備してそこでやるようにという指導をしているというような話だったんですけれども、それとの関係はどうなるのですか。
  • 堀部会長
    ここにも教育庁から来ていただいて、2年ぐらい前だったですか、今後、USBメモリーを使えないようにする、どうしても必要な場合には校長の許可を得てUSBメモリーにコピーして家で仕事をしてもいいとかという説明がありましたので、それとの関係はどうかというのが今の質問ですが、いかがですか。
  • 高橋都政情報担当部長
    昨年の2月だったと思いますが、所管の副参事が参りまして今後の対応というようなことでご説明をさせていただいております。例えば、今、堀部会長からのお話にも出てきましたように、私物のUSBメモリーを学校に持ち込んではならないということと、それから生徒等の個人情報をどうしても持ち出すようなときには学校長の許可を得てというようなことで今後対応していきます。それから、生徒個々の成績等の情報に関しては、そもそも一元的に管理する方式に改めて、USBメモリーなどに端末から複写できないようにいたしますというような対策も含めて今後の対応ということでご説明をさせていただいたというふうに記憶をしております。
    しかしながらということで、とは言っても、学校で残って仕事ができないような状況にあることも先生個々によっては出てくる。例えばお子さんを迎えにいかなければいけないとか、あるいはご両親の介護があってどうしてもすぐに出なければいけないという、そういうようなときに、かつて自分のUSBメモリーの中に保存してあった情報を更新しながらご自宅で使っていらっしゃるような方もひょっとしたらいたのかもしれないというようなことを、こういう事故の記録内容等を見ると私自身としては想像するんですが、なかなか教育庁の指導が徹底していない部分がまだ残っていて、その部分からやはりこういった個人情報に関する事故が生じてしまっているというようなことだと思います。
    もう一つつけ加えさせていただきますと、しかしながら徐々に教育庁の関係のUSBメモリーを紛失したというような事故が減ってきているなということを、私の印象としては感じております。したがって、対策はそれなりの効果を発揮しつつあるのではないかというふうに考えているところでございます。
  • 堀部会長
    今日委員の中から出ました意見につきましては、関係機関に、どういう形になるのかわかりませんが、ぜひお伝えいただいて、今後こういうことが起こらないように、最善の努力を図っていただくようにお願いしたいと思います。前もそういうことで教育庁から来ていただいて、どういうふうに対応するのかということで言っていただきました。ずっと前には主税局の例もあったり、いろいろありましたので、ここに来て説明をしなければならないようなことにならないように、それぞれのところできちんと対応をしていただきたいということがこの審議会の意見として出たということを伝えていただくとよろしいかと思います。場合によるとまたおいでいただいてどういう状況か説明をしていただくこともあろうかと思いますが、そういうことにならないようにということのほうがよろしいかと思います。
    ほかにいかがでしょうか。
    では、これで本日用意いたしました議事は終わりですが、ここで、今後のまとめ方については先ほど中村委員からも意見が出ておりましたけれども、どういうふうにしていくか、いろいろ論点がありますので、また事務局でおまとめいただいて、それを踏まえてさらに検討するということになろうと思います。そのあたりにつきまして、高橋部長、何かございましたらご発言いただきたいと思いますが、いかがでしょうか。
  • 高橋都政情報担当部長
    それでは、私から次回の予定のご案内を含めて、お話しさせていただきます。
    まず、次回ですが、第50回ということになりまして、事前に皆様のご都合を確認させていただきまして、5月20日ということで決めさせていただきました。5月20日の午前中ということで予定をしてございます。内容は現行制度の運用上の諸問題ということに関しての総括審議ということで予定をしております。
    それから、先ほど来中村委員からもご質問いただいております、どういうふうにまとめていくのかということでございますが、これは実はなかなか、私ども事務局としても頭を悩ましているところでございまして、やはり営利目的請求の急増問題、あるいは開示手数料の問題、あるいは権利濫用的請求の問題も含めて、もう少し議論をしていただける余地があるのかなというようなこと、残念ながら時間的な制約という中で、必ずしも十分な議論までは至っていないのかなというような印象をお持ちの委員の方々もたくさんいらっしゃると思いますし、かといって、どれだけ時間をかければいいのかというようなこともなかなか難しい状況でもございますので、どういう内容で最終的に取りまとめていくのかというようなことを想定しつつ、この5月20日で一回で済むかどうかもわかりませんけれども、総括審議ということで、これまでの議論を整理をした資料を私どもでつくらせていただきますので、それを踏まえてさらにつけ加えるべきご議論、つけ加えていただくべき視点、論点、あるいは議論を重ねていただいた上で、最終的に取りまとめていければというふうに考えております。
    具体的には、堀部会長とご相談をさせていただいて、5月20日の総括審議に向けてどういう資料をつくらせていただくか、あるいはその方向はというようなことも含めて、相談をさせていただいた上で、事前に資料を皆様にご配付させていただければと思います。
    とりあえず私からは以上です。
  • 中村委員
    次回審議のための準備として1つ伺いたいのですが、かなりな時間を営利目的の大量請求とか、権利濫用的請求の問題で費やして、つまりどうやって適切な運営ができるかというのがポイントであったように思うので、情報技術の進歩との絡みでそれも具体的な運営の一歩として、そこでリンクしないとどうもおさまらないような気がするのですが、大量文書を請求するのには、前にも他の委員がおっしゃっていましたけれども、それが電子データ化してやっていけばもっと効率的にいくんじゃないかというようなお話もあったと思う。あえて伺えば、大量文書を請求するような人が、例えば東京都のID登録というものをすれば、一部非開示部分はあっても、それは紙の文書のスキャナーとか、そういうことでできるのかどうか。かなり具体的なことなんですけれども、そういうことも含めて考えていけないかなというふうに思いますが。
  • 堀部会長
    特に大量請求との関係では、こういうITの進展の関係でどういうことができるか。何か解決策があるように思いますが。
  • 中村委員
    情報提供という公文書というよりは、請求文書の処理。
  • 堀部会長
    そうですね。公益目的と営利目的と、そこをどういうふうにしていくのか、これもまたITでインターネットで請求してきた場合にそこをまたどうする、どういうふうにそこを分けるのかというようなことも出てくるかと思いますので、そういう意味で今日ご検討いただいたところは今までの議論と関連づけて、どういう解決策があるのかということで、まとめられればと思っております。
  • 石岡情報公開係長
    今のお話ですが、他の自治体を見ても、当然電子データ化といっているもの全部開示のものが中心になると思いますけれども、インターネットで見られるものと、それ以外の、本当にごくごく個人的な開示請求、あとは大量のものもありますので、例えばインターネットで見られるようにしても、容量に上限を加えたりとか、あとは全部開示のものだけはインターネットで見られるようにしたり、必ずしも全体を同じように扱っているところばかりではないので、そういう区別は内容に応じた対応というのも考えられると思います。
  • 堀部会長
    ほかにいかがでしょうか。
    特にご発言がなければ、本日の会議は以上で終わらせていただきますが、よろしいですか。ありがとうございました。それでは以上で終わらせていただきます。

11時43分閉会

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